Die derzeitige Situation und das daraus resultierende Homeoffice stellen für viele eine Herausforderung dar, insbesondere bei der elektronischen Angebotsöffnung unter Wahrung des 4-Augen-Prinzips.
Wir empfehlen Ihnen, zur elektronischen Angebotsöffnung eine Übertragungs-/Konferenzsoftware zu nutzen, wie beispielsweise Mikogo, Teams, Zoom, AnyDesk, Teamviewer...
Starten Sie mit Ihrem Kollegen/Ihrer Kollegin, der/die an der Angebotsöffnung mitwirken soll, eine gemeinsame Online-Sitzung.
Um die Angebotsöffnung im 4-Augen-Prinzip durchzuführen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
Rufen Sie den Arbeitsschritt im Vergabeportal „Angebotsentschlüsselung/-öffnung“ im entsprechenden Vergabeverfahren auf.
Tragen Sie nun Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
Anschließend übertragen Sie die Steuerung Ihres Computers an Ihren Kollegen / Ihre Kollegin mit der Fernsteuerung oder Remote Control, so dass Ihr Kollege auch sein Kennwort eingeben kann.
Nachdem Sie beide Benutzernamen und Kennwort eingegeben haben, lassen Sie sich die Steuerung wieder übertragen.
Nun können Sie gemeinsam in der Videokonferenz die Angebote entschlüsseln, öffnen und sichten.
Sofern Sie die Fernsteuerung nicht übergeben können/wollen, so können Sie dem 2. Öffner eine PIN zusenden lassenn, welche er Ihnen dann z.B. telefonisch durchgibt.
Sie als 1. Öffner geben wie gewohnt Ihr Kennwort ein, anschließend die PIN in das 2. Kennwort-Feld und dann können Sie entschlüsseln.
Übrigens: Sofern Sie Submissionen durchführen müssen, an denen Bieter teilnehmen dürfen, können Sie dies ebenfalls per Videokonferenz tun. Dadurch können Ihre Bieter teilnehmen und dennoch Abstand halten.
Wir hoffen, dies hilft Ihnen weiter!
Bleiben Sie gesund und munter!